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  • Cómo organizar un Family Day?

    May 28

    Pasos a seguir para que nuestro evento sea todo un exito.

    Hoy en día, cada vez son más las empresas que consideran a su personal como una parte fundamental, para lograr sus objetivos generales.
    Tendiente a ello, trabajan arduamente y destinan recursos para lograr incentivarlo y que se sienta a gusto y conforme en su puesto de trabajo.

    Hay muchas formas de motivar al personal y no todas tienen que ver con lo económico. Existen distintas acciones que las empresas pueden llevar a cabo para lograrlo, además de mejorar la relación entre compañeros, generar sentido de pertenencia, entre otras.

    En este post, vamos a referirnos a aquellos eventos que las compañías pueden organizar, para brindar una jornada diferente a sus empleados, haciendo partícipe, por un día, a toda la familia.

    Existen algunos detalles a tener en cuenta, para que el evento sea un verdadero éxito y logremos con él, su cometido.

    A continuación vamos a listar algunos tips que debemos considerar para organizar nuestro Family Day o Día de la Familia!

    1. Presupuesto: en primer lugar, es de mucha ayuda para quien este a cargo de la organización, conocer cuál será el presupuesto que va a destinar la empresa, a la actividad.
    Partiendo de esta información lograremos saber si los recursos alcanzarán para la contratación de un espacio externo a la empresa, o bien, si se debe armar algo más sencillo, dentro de las oficinas o planta. También podremos suponer el tipo de show o entretenimiento a contratar, regalos, servicio gastronómico y demás detalles.
    Si la compañía cuenta con una planta industrial, ésta es un excelente espacio al aire libre, para aprovechar.
    2. Cantidad de asistentes y edades promedio de los chicos: para saber la envergadura o tamaño del evento a organizar, es preciso saber la cantidad aproximada de asistentes que recibiremos. 
    Recuerda enviar las invitaciones con bastante anticipación, solicitando confirmación de asistencia y cantidad de asistentes por familia. Si es posible, consulta si algún asistente requiere algún menú especial.
    Un dato no menor, es la edad de los chicos, para poder armar actividades para todos ellos. No nos olvidemos de los más pequeños, para quienes se suele contratar un servicio de baby sitter, plaza blanda, o destinar profesionales que se encarguen de realizar actividades especiales para ellos. 
    Solicita al dpto. de RRHH que te faciliten un listado de las edades de los hijos o que te ayuden a recolectar esa información.
    3. Servicio de Transfer: Debes asegurarte que todos los asistentes tengan facilidad de llegar al lugar destinado a la actividad. Es por ello, que recomendamos la contratación de micros, que pueden salir desde la sede de la compañía o bien desde lugares centrales a los que llegue todo tipo de transporte público.
    Debes contabilizar la cantidad de gente que requerirá de este servicio, para saber qué cantidad de lugares contratar.
    4. Selección del día del evento: Es importante que todos los miembros de la empresa, o al menos en su mayoría, tengan la posibilidad de asistir al Family Day. Es por ello que recomendamos diagramar el mismo, para un domingo o feriado. De este modo también será mas fácil que toda la familia pueda asistir. A su vez, es recomendable realizarlo en otoño o primavera, meses de buen clima.
    5. Duración de la actividad: Con 5 horas en total será suficiente. La idea es armar una recepción para nuclear a la gente, luego hacer una recorrida por las oficinas o planta, para que los niños conozcan donde trabajan papá y mamá (esto solo si el evento se realiza dentro de la empresa). Realizar un almuerzo y luego algunas actividades recreativas. Para finalizar se puede entregar un regalo a cada niño y tomar una foto grupal.
    6. Comida: dependiendo muchas veces del presupuesto con que contemos, vamos a seleccionar el tipo de comida a contratar para nuestro Día de la Familia. Las opciones son muchas: asado, pizza, sándwich, “cajita feliz” para los chicos, tratando de que los alimentos sean sanos,  frutas, jugos, etc.
    7. Recreacion: El tipo de actividades a realizar va a depender del espacio con que contemos. Lo ideal es que se puedan generar juegos y competencias en las que participen todos: tanto padres como hijos.
    8. Regalo: A modo de cierre recomendamos entregar algún presente, o realizar sorteos. Esto va a depender del presupuesto con que contemos. Así sea algo pequeño, es importante entregarle algo a la familia para que se lleve a su hogar, como recuerdo de la jornada. 
    9. Emergencias Médicas y Seguro de responsabilidad Civil: Es importante contratar un servicio de emergencias médicas por si alguno de los invitados requiere asistencia. También es recomendable contratar un seguro de responsabilidad civil para estar cubiertos ante cualquier tipo de contingencia. 

    Importante: Si el evento se llevara a cabo en un espacio al aire libre, no olviden contar con un PLAN B en caso de mal tiempo. Pueden contratar carpas si el clima no es favorable, contar con algún salón para armar toda la actividad en el interior del mismo o bien anticipar que el evento se suspende por lluvia y reprogramar la fecha.

    Como verán, son varios los factores a tener en cuenta al momento de organizar un Family Day. Debemos contratar varios proveedores, a quienes debemos confiar nuestra gente y la responsabilidad es muy grande, ya que por lo general se suele manejar un gran volumen de personas.

    Lo ideal en estos casos, es contratar a una productora de eventos, que conozca de este tipo de actividades; que pueda armar un plan de trabajo, que brinde ideas innovadoras basadas en el presupuesto de la empresa y que contrate proveedores con los que ya ha trabajado, para asegurar el éxito del evento. Por último, que se encargue de coordinar toda la etapa previa, que ponga en marcha el evento y que haga el cierre y evaluación del mismo.

    Si queres conocer más sobre este tipo de eventos, contactate con nosotros a Info

    Si estas organizando un evento de este tipo y necesitas de ayuda o más recomendaciones, no dudes en contactarnos! 

  • Tendencias en Eventos 2015

    Mar 19

    Este 2015 empieza cargado de buenas vibraciones, las sentís?? Sólo  hay que estar preparado para recibirlas y sobre todo darles una oportunidad!!

    Hemos estado haciendo acopio de toda la información que nos ha estado llegando del sector eventos  con el fin de sacar algunas conclusiones claras y objetivas de las tendencias que  vienen  y las que creemos firmemente que se quedarán durante todo este año con nosotros.

    Vamos a hacer un breve resumen dónde intentaremos argumentar porqué creemos que van a cuajar y cuáles son las razones por las que se quedarán en nuestra casa y apostaremos por ellas.

     

    Gamificación: este concepto no es nuevo, hace años que está implantado en los eventos, pero seguimos apostando por él, porque creemos que sigue fresco y que aún no le hemos sacado todo el partido que tiene.

    El juego es una parte importante de nuestras vidas, de pequeños aprendemos a crecer gracias a él y sin embargo de mayores lo dejamos olvidado como si nos avergonzara haberlo conocido y haberlo querido tanto…

    La gamificación en los eventos es una herramienta útil no sólo para romper el hielo entre los asistentes o participantes sino para crear dinámicas de construcción de equipos, cambiar roles laborales y experimentar de forma divertida  otra manera de hacer las cosas. Si algo nos gusta de la gamificación es su capacidad de adaptación a cualquier situación, empresa y público, así como esa voluntad innata que tiene de sacar el lado más franco, irracional y fresco de las personas.

    El futuro  inmediato augura una transición de “asistentes” a “participantes” ¿qué mejor forma de aprender o fijar mensajes que acoplarlos a las experiencias?

    Apostamos también por los formatos para ágapes de food trucks, sobre ruedas, viene pegando fuerte y ya comenzamos a ver los primeros en Argentina. En nuestro país aún falta un poco en materia de regulación, pero en eventos privados no deberíamos encontrar problemas para ya ofrecerlos! Una camioneta vieja “tuneada”, furgonetas,  caravanas… seguro que aún nos queda mucho ver. ¿Las ventajas? Por si solas ya son elementos decorativos  y dan mucho juego en los espacios exteriores, en los interiores falta ver las características del mismo, pero si se puede, son factor sorpresa de éxito. Puestos ambulantes al más puro estilo callejero; una bar, una coctelería, crepería, bocaterías, fast good,  bares de sushi… cualquier concepto gastronómico encaja dentro de estos divertidos vehículos. Las llantas prometen quemar kilométros!

    Montajes naturales con encanto, pasamos de las flores de colores, para diversificar formas y conceptos. Mezclamos naturaleza viva con  elementos secos, plantas con flores, entre medio,  abalorios, luces y montajes oníricos. Guirnaldas, centros colgantes y creatividad al cuadrado para conseguir escenarios únicos. La naturaleza responsable pasa a ser un elemento indiscutiblemente importante que comunica la filosofía y el carácter de la empresa.

    Seguimos locos por la fiebre del Vintage, pero parece ser que vamos implementando elementos industriales.  Cemento y hierros,  puede parecer fácil pero requiere un cuidadoso análisis y selección de los elementos para no caer en el “vale todo”.  Este tipo de estética pide lugares amplios y algo decadentes, luego ya le damos nosotros el toque que les hace falta. Los amantes de la decoración  y los rastrillos ya pueden ir en pro de lámparas, sillas de hierro, pupitres y todo aquello que huela a industria.

    En cuanto a tecnología vamos que no nos da tiempo a ojearlo todo!!  La presencia de las aplicaciones móviles se ha generalizado en los eventos y seguirá ampliándose en 2015
    Los móviles han tenido un enorme impacto en los eventos y la oportunidad de sacarles el máximo rendimiento está más que estudiada.

    Casi todo el mundo,  dispone de un teléfono inteligente. El uso de los móviles en los eventos ha aumentado exponencialmente y los proveedores de aplicaciones para eventos están ampliando y refinando las opciones.

    Mucho de este desarrollo se ha centrado en la sustitución de procesos existentes:

    • Los programas, agendas, listas de participantes, guías del expositor y/o apuntes de cursos impresos.
    • Los mandos de votación y las encuestas impresas.
    • La señalética y los mapas.

    Además, las aplicaciones para eventos han mejorado otros procesos:

    • El networking en los medios sociales en el lugar de celebración del evento.
    • Las alertas o anuncios segmentados.
    • El envío de mensajes, la concertación de citas y el intercambio de datos de contacto entre los participantes.
    • Las oportunidades de networking y para encontrar a personas con intereses afines.
    • Las aplicaciones de gamificación integradas.

    Ventajas? Una de las más evidentes es la capacidad de medición de resultados que podemos llevar a cabo. Estamos en aras de poder obtener resultados cualitativos y cuantitativos a la vez. Y lo mejor, es que podemos realizar estas mediciones durante el evento, con la posibilidad de mejorar o cambiar algo que no esté saliendo del todo bien. Distinto era antes, cuando obteníamos los resultados de las encuestas varios días después de finalizado el evento.

    Esparamos les haya gustado el post y les sirva para sus próximos eventos.

    Hasta la próxima!

    Cita: post de Everama

  • Fiestas de Fin de Año empresariales

    Jul 28

    En EventCare ya contamos con varios paquetes especialmente armados para Fiestas de Fin de Año Corporativas.

    Diferentes salones en diferentes zonas, para adaptarnos a lo que tu empresa requiere.

    Contanos que es lo que buscas, y te ayudamos con la organizacion.

    Para mas informacion contactanos a Info

    Gracias!

    El equipo de EventCare

  • Eventos muy Particulares - La Familia Tambien es parte de la empresa

    Jun 10

    Family Days
    Se acerca Julio y con él las vacaciones de invierno!
    Aprovechemos que aún tenemos tiempo para invitar a las familias de nuestros empleados a pasar un día de distensión, pero sobre todo, de entretenimiento y diversión.
    Cada vez son más las empresas que toman conciencia de la importancia de involucrar a la familia en los ambientes laborales para motivar a su personal y lograr mayor sentido de pertenencia.
    Las variantes de Family Days son infinitas y dependen, entre otras cosas, de la locación y el presupuesto que destinaremos a la actividad.

    Estos eventos se llevan a cabo por lo general en espacios al aire libre, en los que se planean actividades recreativas y participativas, involucrando a padres e hijos.
    Mayormente suelen ser temáticos y es importante que cada variable respete el tema seleccionado: invitaciones, señaléctica, juegos, vestuario, servicio gastronómico, ambientación, etc.

    Nuestros hijos nos visitan
    Los niños asiduamente nos preguntan cómo es el lugar donde trabajamos y quienes son las personas con las que pasamos gran parte de nuestro día…

    Por qué no invitarlos a que conozcan ese lugar?

    La idea con este tipo de eventos, es que las familias, puntualmente los hijos de nuestros empleados, conozcan el espacio físico donde trabajan sus padres y compartan con ellos algunas actividades recreativas.

    Estas actividades recreativas son muy importantes para que los chicos no se aburran. Lo ideal es combinar una actividad en la que conozcan el espacio físico y a su vez interactúen y se diviertan.
    Ambientar los espacios con un poco de color e ideas divertidas también sumará al producto final.
    Por último, un regalo de despedida mejorará aún más su experiencia.

    En ambos tipos de eventos es importante lograr la seguridad necesaria para cuidar de nuestros niños. Es fundamental trabajar con personal profesional, capacitado y acostumbrado a tratar con chicos.
    Por lo general, en estos eventos suelen concurrir chicos de diferentes edades, por lo que es recomendable planear actividades para todos ellos, logrando que todos se diviertan y pasen un día inolvidable en el trabajo de sus padres.

    Algunas temáticas y juegos para empresas que llevamos a cabo en EventCare:
    Circo, Ciencias, Kermese, Reciclando: conciencia ecológica, Torneos deportivos, Día de campo, Visita a la granja, Obras de teatro, entre otros.
    También elaboramos temáticas a medida en los casos en que las empresas o instituciones desean que el evento se relacione a la industria a la cuál pertenecen.

    Para mayor información haga click aqui

  • Nuevos Salones para eventos empresariales

    Apr 28

    Este año contamos con nuevos salones de eventos corporativos y espacios para eventos en Capital Federal y zona norte.

    Pueden consultar nuestro listado de salones con los que trabajamos y confiamos para la realización de eventos corporativos.